Cara efektif dalam eksekusi sebuah rencana kegiatan organisasi penilik
By arifnasdianto
Beberapa hari yang lalu saya membuat suatu catatan peran komuniasi dalam organisasi. Catatan itu merupakan langkah awal suatu pilihan komunikasi dalam melakuan eksekusi sebuah rencana kerja atau sebuah visi besar sebuah organisasi. Salah satu variable penting dalam melakukan eksekusi adalah sebuah Komunikasi. Selanjutnya untuk melakukan komunikasi dengan anggota dapat melalui rapat atau bentuk lain, misalnya membuat group WhatsApp. Hal ini dimaksud untuk mempertahankan komunikasi berkelanjutan dalam rangka melakukan eksekusi sebuah rencana atau visi dan misi organisasi.
Tanpa komunikasi berkelanjutan, anggota sebuah organisasi akan dapat kehilangan kontak dengan tujuan dan sasaran organisasi, bahkan anggota sebuah organisasi dalam perjalanannya dapat membelokan arah rencana kerja. Hal ini dapat berdampak buruk pada organisasi.
Untuk memastikan bahwa seluruh organisasi tetap selaras dengan visi dan rencana strategis, pengurus dan anggota harus berkumpul secara berkala untuk berbagai jenis pertemuan pembaruan melalui rumpi harian yang tercatat dan terlegitasi.
Ngerumpi harian dapat dilakukan melalui WhatsApp jika kesulitan menentukan hari dan waktu yg tepat. Rumpi harian harus dilakukan dalam kelompok operasional pada awal hari dan berlangsung tidak lebih dari 15 menit. Pertemuan harian semacam itu bertujuan untuk memastikan bahwa semua orang atau anggota ada di dalam group yang sama dan mengetahui perkembangan penting dan terkini seperti surat masuk, informasi lintas organisasi, pembaruan kinerja, perubahan waktu, tempat , dana, atau laporan evaluasi.
Ngerumpi harian dapat juga melalui rapat bertemu langsung dalam satu meja . Intinya kegiatan ini memberikan pembaruan cepat langkah eksekusi sebuah rencana yang telah lama dirancang.
Pengurus sebuah organisasi dapat mengawasi dan ambil posisi obrolan atau rapat harian baik melalui WhatsApp atau bertemu langsung. Dalam rumpi /obrolan atau rapat harian di sebuah organisasi manajer lini ( ketua) harus bertanggung jawab dan cepat ambil langkah dalam memutuskan hal hal penting agar sebuah rencana dapat berjalan dengan hasil yg membanggakan martabat anggota dan organisasi itu sendiri.
Selanjutnya perlu diingat bahwa ketua dan pengurus organisasi segera merekomendasikan agar setiap pertemuan diakhiri dengan peninjauan kembali atas apa yang telah diputuskan, siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan apa dan kapan waktunya kegiatan. Rekomendasi dan catatan hasil obrolan harian ini harus dibuat segera dan diumumkan pada pertemuan selanjutnya atau dikirimkan segera melalui email atau cara lain kpd yang berkepentingan untuk memastikan bahwa poin-poin penting selalu diperhatikan dan segera dilaksanakan.