PERAN SEKRETARIS DALAM ORGANISASI

by arifnasdianto

Jabatan Sekretaris dalam sebuah organisasi merupakan  jabatan  pengatur lalu lintas administrasi organisasi , maka dari itu banyak orang mengatakan  sekretaris merupakan  jantung organisasi kemana organisasi akan berjalan atau jalan ditempat,  Kemudian bagaimana strategi seorang  sekretaris mengatur administrasi organisasi.  Biasanya sekretaris akan menempatkan organisasi dengan strategi komunikasi transaksinya. Komunikasi Transaksi adalah komunikasi yang dilaksanakan ke segala arah untuk menjual produk produk organasasi kearah yang lebih baik. Secara umum ada beberapa  Peran  sekretaris dalam organisasi dianataranya sebagai berikut:

1.     Penasihat Ketua Organisasi.

Sekretaris berperan dan bertindak sebagai penasihat ulung  tentang semua urusan administrasi organisasi. Ketua organisasi  dalam bertindak dan membuat kebijakan organisasi yang pertama orang yang diajak musyawarah tentang tata kelola organisasi adalah seorang sekretaris. Kemudian pada saatnya seorang sekretaris akan menjelaskan baik dan buruknya kepada ketua organisasi tentang implikasi administratif dari semua usulan dari ketua. Fungsi sekretaris sebagai penasihat ini menjadi sangat berarti ketika implikasi administratif dari kebijakan tertentu membuat ketua akan berpikir dan merevisi keputusan kebijakannya.

2.     Menyiapkan Materi Rapat

Sekretaris Organisasi  adalah kepala administrasi organisasi yang selalu  menghadiri rapat dan  menyiapkan agenda untuk rapat organisasi dan menyimpan hasil rapat bersama catatan tentang proses rapat , bila perlu mendokumentasikan video dan foto. Sekretaris akan menyimpulkan hasil rapat dan akan membuka dan membacakan dokumen hasil rapat rapat sebelumnya. Hal ini berguna untuk mengingatkan kembali seorang ketua dan peserta rapat untuk memutuskan secara kolektif kolegial.

3.     Narasumber dan Juru bicara.

Sekretaris sebagai narasumber ,  sekretaris sering diminta untuk mengungkapkan pandangannya tentang hal-hal penting dalam organisasi.  Informasi dari sekretaris harus selalu intens tentang perjalanan organisasi.  Karena informasi ini sangat penting sebagai bijakan organsasi di bawahnya dalam pengambilan keputusan untuk kepentingan bersama.

4.     Promotor.

Sekretaris organisasi bertindak sebagai jantung organisasi. Kasus-kasus penting yang berkaitan dengan kebijakan organisasi dan perintah ketua organisasi merupakan peran dan kewenangan sekretaris organisasi. Sebagai sekretaris dapat  memainkan peran penting dalam menjaga etika anggota dan sebagai pemelihara hati nurani semua anggota organisasi tentang kebutuhan anggota untuk kemajuan organisasi.

5.    Koordinator Bidang atau Seksi.

Sekretaris sangat penting dalam melakukan koordinasi antar bidang atau seksi seksi dalam struktur organisasi. Koordinasi dalam hal ini adalah bidang  administrasi antara ketua dengan seksi seksi dan hubungan antar organisasi. Sekretaris  adalah penghubung yang efektif untuk menyelesaikan sengketa antar organisasi dengan organisasi lain atau antar seksi dalam organisasi.

6.    Sebagai ketua seksi atau Bidang

Sekretaris juga dapat bertindak sebagai kepala administrasi dari beberapa seksi atau bidang dalam organisasi itu sendiri. Yaitu ketika  masa krisis , sekretaris harus dapat memainkan peran penting dengan memberikan panduan dan kepemimpinan kepada anggota  dan lembaga yang terlibat dalam kegiatan.

7.    Sebagai wakil ketua organisasi

Sekretaris dapat juga bertindak sebagai wakil, yaitu, ia menjaga semua hal yang tidak termasuk dalam lingkup sekretaris. Misal menghadiri konferensi, seminar dan rapat rapat penting setingkat nasional 

Peran peran di atas semuanya berguna dalam menstabilisai organisasi dan pengembangan organisasi agar tetap produktif dan berjalan sesuai Visi dan misi organisasi. Adapun langkah dan peran di atas tetap tanggung jawab ketua dan segala aktivitas perannya melaporkan kepada ketua organisasi.